成功体験

仕事ができる人の報告の仕方

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仕事の報告の方法

 

報連相つまり報告と連絡、相談はビジネスマナーの基本です。
報連相の中でも報告はその人のビジネススキルが現れます

もちろん完璧な方法で報告ができなくても仕事をクビになることはないでしょう。
しかし報告の仕方でその人の印象が変わることは否めません。

仕事ができる人は報告の仕方が上手です。

そのため仕事ができる人になりたい!仕事ができる人だと思われたい!と思っているのならば報告の仕方を極めましょう。

 

結論から話すのが基本

上司などに仕事の進捗状況などを報告する際は、結論から話すことを心掛けましょう

特に新入社員は次のように結論に至った理由や言い訳から話す傾向にあるため、注意しなければなりません。

  • 上司…頼んだものはどうなっている?
  • 自分…パーツ部分をどれにしようか悩んでいまして…。パーツ部分を決める際に再度サイズ確認が必要なのですが…。

質問した側は早く結論が知りたいのです。
そのため上記のように結論を言わずに詳細を話してしまうと「だから結局どうなっているんだ!」とイライラされてしまう可能性があります。

そのため上手な報告の仕方がわからなくて悩んでいる人はまず結論を話しましょう。

 

曖昧な言葉は誤解を生む

曖昧な言葉はトラブルの原因になります。
例えば次のような曖昧な言葉は使わないようにしなければなりません。

  • 大体
  • 多めに
  • 少なめに
  • しばらく

上記のような言葉は人によって受け止め方が違います

例えば自分は2週間のつもりでしばらくという言葉を使ったけれど、相手は1週間くらいだと思っていることもあります。

ビジネスで曖昧な言葉を使うとトラブルに発展することも少なくないため、具体的な言葉を使って誤解を生まないようにしましょう。

 

仕事ができる人は実践している!数字を使おう

相手に誤解されないような報告をするためには数字を使って話すのが効果的です。
短いフレーズでも状況がはっきりわかるからです。
数字を使わないとどうしても内容が曖昧になってしまいます。

例えば上司に次のように言われたらどう思うでしょうか?

  • 上司…部品を多めに持って行ってくれ

指示された部下はどれくらいの数を持って行っていいのかわからず困ってしまうでしょう。
「50個から60個多めに持って行ってくれ」と言われればわかりやすいです。

そのため自分が上司に報告をする際も期間や人数、金額などを明確にして、なるべく数字で伝えるようにしましょう。

 

報告したくない内容でも正直に話す

良い報告であれば早く上司に報告したいと思うでしょう。
逆に悪い報告をしなければならないときは、誰でも報告するのが億劫になるものです。
しかしだからと言って事実でないことを伝えるのは絶対に避けなければなりません

上司は部下の報告内容を聞いて様々な判断を下すからです。
間違った情報を伝えると周囲に大きな影響を与えてしまうこともあります。

そのためたとえ伝えにくい内容だったとしても事実を正直に伝えましょう。

また事実のみを簡潔に伝えるスキルも必要です。

 

結論を話し終わったら詳細を話そう

結論を話し終わったらその結論に至った理由や詳細を話しましょう。
ただし聞かれてもいないのに長々と話をするのは避けなければなりません

職場は雑談をする場ではないのです。

たとえ仲の良い上司でも報告をする際はプライベートと分ける必要があります。

結論を伝えた後に上司から「どうしてこうなったんだ?」などと理由や詳細を述べるように言われたときにだけ詳細を伝えるようにしましょう。
自分の意見を伝えるときも、上司に意見を聞かれたときにだけ伝えましょう。

 

複数の報告をする際は報告内容の数をはじめに伝える

報告が複数ある場合もあります。
その場合のダメな報告の仕方を以下で見ていきましょう。

  • 上司…進捗状況を報告してくれ
  • 自分…予定通りです。工場側にも〇月〇日の午後〇時までに完成させて欲しいと伝えてあります
  • 上司…わかった
  • 自分…それから〇〇の件なのですが…

上記のように伝えると、上司はいつ話が終わるのかわからずにイライラしてしまうでしょう。
そのため次のようにわかりやすく伝えることが大切です。

  • 自分…報告が2件あります。1件目は…

上記のように報告の数を最初に伝えると、報告を受ける側も話を聞きやすいです。

 

報告のタイミングにも注意しよう

報告をする際は相手の都合に合わせて報告するのが基本です。

例えば上司が他の仕事で忙しくしているときに「報告があるのですが…」と言っても「後にしてくれ」と言われてしまうでしょう。
そのため相手の都合が良さそうなときを見計らって報告することが大切です。

ココがポイント

もし上司が忙しそうにしているのならば「報告したいことがあるのですが、この後報告できる時間はありますか?」などと聞くと「〇時くらいだったら大丈夫だよ」などと答えてくれるでしょう。

簡単な報告であればメモに残すという方法もあります。

ただし重要な報告の場合は「急ぎの報告があるのですが」と上司に伝えてすぐに報告しましょう。

 

まとめ

ひとまず報告をする際は結論から話すということを覚えておけば悪い印象にならないでしょう。

ポイント

結論と詳細、意見を混ぜずにあくまでも結論のみを伝えることが重要です。
これは口頭で報告するときだけでなく紙で報告する際も同様です。

ただし仕事ができる人と思われたいのならば、相手がわかりやすいように話す内容を組み立ててから話す必要があります。

結論を述べた後に必要なときにだけ詳細と意見を述べましょう。
また話す際は曖昧な言葉を使わずに数字を使って端的に話すことが重要です。
そうすれば自分の報告が原因でトラブルになることもありません。

はじめは気をつける点が多過ぎて難しく感じるでしょう。
しかし仕事ができる人は今回紹介した報告の仕方を取り入れています。
そのためたとえ失敗したとしても何度も挑戦して、理想的な報告の仕方を身体に染み込ませることをおすすめします。

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  • この記事を書いた人

宮武大輔

ウォーカーネット運営責任者。株式会社フルスペック代表取締役。2012年にSEO・WEB集客・サイトアフィリエイトで起業。現在も複数メディアサイト運営&SEO・MEO対策、ネット集客、マーケティング受注やコンサルティングしている。 詳しくはこちらをクリック→宮武のネット集客・マーケティング配信

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